MS Word

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Word gehört zu den verbreitetesten Programmen zum Erstellen von Dokumenten, sowohl in der Bürokommunikation als auch in der Lehre.

Es handelt sich hier um ein offenes Format, Änderungen können also direkt in der jeweiligen Datei vorgenommen werden.

Zum gemeinsamen Bearbeiten der Dokumente bieten sich grundsätzlich zwei Möglichkeiten an: Es kann die Kommentarfunktion benutzt werden, bei der auch die Möglichkeit besteht, auf einen Kommentar zu antworten. Alternativ hierzu kann der Änderungsmodus verwendet werden. Hier ist zu beachten, dass es bei vielen Änderungen an derselben Stelle sowohl für Menschen mit und ohne Behinderungen schwer werden kann, die jeweiligen Änderungen nachzuvollziehen. Es ist also generell sinnvoll, sich vorab auf eine Arbeitsweise zu verständigen.

Die Erstellung eines barrierefreien Dokumentes ist ohne großen Aufwand möglich. Sehr hilfreich ist es, hier mit Dokumentenvorlagen zu arbeiten. Diese können vorab einmalig erstellt und anschließend von allen genutzt werden.

Ein weiterer Vorteil von Word ist, dass aus Word heraus in verschiedene andere Formate exportiert werden kann. Neben den eigenen von Word unterstützten Formaten gibt es auch Addins von Drittanbietenden für z. B. PDF, EPUB und andere Formate.

Der Einsatz von Word eignet sich beispielsweise für Reader, Arbeitsblätter, Vorlesungsskripte und Dokumente mit hohem Textanteil und vergleichsweise „schlichter“ Gestaltung, die editiert, ergänzt, bearbeitet oder kommentiert und aktualisiert werden sollen. Es ermöglicht die barrierefreie Einbindung bzw. Aufbereitung von Tabellen, Abbildungen, Verzeichnissen und Fußnoten. Ebenso dient ein Word-Dokument als Ausgangsdatei für PDF-Dokumenten und kann als zusätzliche Alternative zu diesen zur Verfügung gestellt werden.

Der Einsatz von Word ist hingegen weniger geeignet für die Erstellung von Dokumenten mit hohem gestalterischen Anspruch wie z. B. Plakate und Flyer, für Texte zur Veröffentlichung auf Websites oder Dokumenten, bei denen es auf eine einheitliche und verbindliche Darstellung ankommt oder welche nicht editiert werden sollen.

• Microsoft Word
  Die Microsoft Word-Software ist kostenpflichtig und verfügt über eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung.

• LibreOffice und OpenOffice “Writer”
  Diese Software stellt eine konstenfreie Alternativen zu Microsoft Word dar.

• axesWord
  Bei axesWord handelt es sich um ein kostenpflichtiges PlugIn zum Export standardkonformer PDF-Dokumente.

• WordToEPUB
  Als kostenfreies PlugIn dient WordToEPUB dem Export barrierefreier EPUB-Dokumente in Word.

• CommonLook Office
  Als kostenpflichtiges PlugIn dient es dem Export standardkonformer PDF-Dokumente in Word.

• Kofax
  Dieses PlugIn ist kostenpflichtig und ermöglicht den Export standardkonformer PDF-Dokumente in Word.

Folgender Ablauf hat sich als Best Practice bewährt und ist demnach zu empfehlen:

1. Erstellung einer barrierefreien Dokumentenvorlage
Um den Workflow zu beschleunigen und auch für unerfahrene Nutzende zu vereinfachen, ist zu Beginn eine universell einsetzbare Dokumentvorlage zu erstellen. Diese beinhaltet schon grundlegende Einstellungen bzgl. barrierefreier Gestaltung wie z. B. Dokumentsprache, Metadaten, Formatvorlagen etc., sodass im Anschluss keine Dokumentgestaltung mehr vorgenommen werden muss.

2. Erstellung eines Dokumentes unter Berücksichtigung der Barrierefreiheitsanforderungen
In diesem Schritt kann die zuvor produzierte Vorlage genutzt werden, um ein neues Dokument zu erzeugen. Hier müssen lediglich neu eingefügte Funktionen bzgl. barrierefreier Gestaltung berücksicht werden, ansonsten ist nur noch der Inhalt selbst einzufügen. Nutzen Sie auf jeden Fall eine Kopie und behalten Sie die ursprüngliche Vorlagendatei.

3. Prüfung des Dokuments auf Barrierefreiheit mithilfe der integrierten Prüf-Funktion
Nachdem das neue Dokument erstellt wurde, ist dies noch auf bestehende Barrieren zu prüfen. In Word selbst kann dies anhand der “Barrierefreiheit prüfen”-Funktion vorgenommen werden. Diese ist unter “Start – Überprüfen – Barrierefreiheit überprüfen” zu finden. Etwaige Fehler müssen im Anschluss korrigiert werden. Da mit dieser Prüfung nur eine geringe Zahl an möglichen Barrieren überprüft wird, ist eine zusätzliche manuelle Prüfung einer realen Person zu empfehlen.
Hinweis: Ältere Word-Versionen enthalten diese Funktion noch nicht.

4. Export von Endformaten
Je nach Einsatzgebiet wird nicht das finale Word-Dokument veröffentlich, sondern ein daraus erzeugtes neues Format wie z. B. PDF. Die Details zu dieser Vorgehensweise finden Sie in der zugehörigen Handreichung.

Im Folgenden werden eigene Anleitungen, Checklisten, herstellereigene Informationen und weiterführende Linksammlungen zur Unterstützung bei der Gestaltung barrierefreier Word-Dokumente aufgeführt.

Technische Universität Dresden. (2021, März 19). Anleitungen zur barrierefreien Gestaltung von Dokumenten. https://tu-dresden.de/agsbs/dokumente

• Anleitungen für MS Office 2007, 2013, 2016 und 2019 im PDF-Format.

Universität Potsdam. (o.J.). Microsoft Word – Barrierefreie Dokumente. https://www.uni-potsdam.de/de/digitale-barrierefreiheit/barrierefreie-dokumente/microsoft-word

• Kurz-Anleitung für MS Word 2016.

Nadine Sohn. (2018, August). Leitfaden zur Erstellung barrierefreier Dokumente. Technische Hochschule Köln. https://www.th-koeln.de/mam/downloads/deutsch/hochschule/profil/lehre/leitfaden_barrierefreie_dokumente.pdf

• Anleitung für MS Word 2016 im PDF-Format.

Hessen Hub - Netzwerk Digitale Hochschullehre Hessen. (o.J.). Video-Tutorials: Dokumente erstellen in MS Word. https://www.hessenhub.de/projekt/innovationsforen/innovationsforum-barrierefreiheit/medienprodukte-alles-rund-um-die-barrierefreiheit/onlinemodul/

• Anleitung im Video-Format für MS Word, dessen Inhalte kapitelweise auszuwählen sind.

Deutsches Zentrum für barrierefreies Lesen. (o. J.). Checklisten zur Barrierefreiheit. Word-Dokumente. https://www.dzblesen.de/ueber-uns/fachthemen-kooperationen-projekte/ueberwachungsstelle-in-sachsen#checkliste

• 8-Punkte-Checkliste für barrierefreie Word-Dokumente von der sächsischen Überwachungsstelle.

BALLON - Barrierearmes Lernen und Lehren Online. (2021, Dezember). Checkliste zur Erstellung und Prüfung barrierearmer Word-Dokumente. Universität Bremen. https://www.uni-bremen.de/digitale-transformation/projekte/barrierearmes-lernen-und-lehren-online-ballon/checklisten-und-werkzeuge

• Checkliste im PDF-Format.

Microsoft. (o. J.). Gestalten barrierefreier Word-Dokumente für Personen mit Behinderungen. Abgerufen 1. März 2021, von https://support.microsoft.com/de-de/office/gestalten-barrierefreier-word-dokumente-für-personen-mit-behinderungen-d9bf3683-87ac-47ea-b91a-78dcacb3c66d

• Die offizielle Anleitung von Microsoft für Word 365.

Microsoft (MSFTEnable). (2020, Oktober 28). Creating accessible content in Office 365. https://www.youtube.com/watch?v=Y7MktsGL8-Q&t=4s

• Demovideo zu den eingebauten Barrierefreiheitschecks für Microsoft Word und Powerpoint. Konkrete Beispiele und nützliche Tipps, einfach zu verstehen.

Microsoft. (o. J.). Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung. Abgerufen 17. Februar 2021, von https://support.microsoft.com/de-de/office/regeln-für-die-barrierefreiheitsprüfung-651e08f2-0fc3-4e10-aaca-74b4a67101c1

• Dokumentation, welche Kriterien Word 365 in der eingebauten Barrierefreiheitsprüfung überprüft.

Deutsches Studentenwerk. (2022, Mai 12). Barrierefreie Lehre. https://www.studentenwerke.de/de/printpdf/1470113

• Linksammlung zu barrierefreien Dokumenten im PDF-Format.

Technische Universität Chemnitz. (o. J.). Barrierefreie Dokumente. https://www.tu-chemnitz.de/tu/inklusion/pdf.html

• Linksammlung, u.a. mit Informationen zur Erstellung barrierefreier Word-Dokumente.

Berliner Standards für barrierefreie Word-Dokumente. https://www.berlin.de/moderne-verwaltung/barrierefreie-it/fuer-verwaltungen/berliner-standards/word-dokumente/artikel.982449.php

Informationen zu diesem Artikel

Autoren:

Christina Broo, Nadja Willy, Finnja Lüttmann, Sarah Böhlau

Datum:

27.02.2023

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0