PDF Dokument

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PDF-Dokumente werden häufig eingesetzt, um unverfälschte und layoutgetreue Dokumente wiederzugeben, welche komplett unabhängig vom eingesetzten System sind. Jedoch werden aktuell PDF-Dateien zu schnell eingesetzt und sind dann nur recht aufwendig barrierefrei umzusetzen. es sollte zunächst geprüft werden, ob es wirklich ein PDF-Dokument sein muss oder ob der Inhalt nicht einfach über eine html-Version veröffentlicht werden kann.

Es gibt neben Adobe Acrobat Pro auch andere Anwendungen, mit denen PDF-Dateien barrierefrei nachbearbeitet werden können. Aus Gründen seiner weiten Verbreitung und Verfügbarkeit konzentrieren wir uns aber im Folgenden auf Adobe Acrobat Pro.

Eine Grundvorrausetzung für ein barrierefreies PDF-Dokument ist die Maschinenlesbarkeit. Ein Dokument, welches z.B. nur eingescannt wurde, kann nicht von Screenreadern gelesen werden und darf daher nicht benutzt werden. Ob ein Dokument maschinenlesbar ist kann z.B. durch das komplette Markieren des Textes mit der Maus getestet werden. Wenn der Text sich markieren und somit auch kopieren lässt, kann dieser als maschinenlesbar betrachtet werden.

Um den Inhalt einer PDF schnell zu erfassen und um beispielsweise Dateien sauber katalogisieren zu können, ist ein aussagekräftiger Dokumententitel essenziell. Dieser kann im Dokument mit Adobe Pro auf zwei Arten schnell hinzugefügt bzw. kontrolliert werden. Über den Punkt Datei kommt man anschließend mit einem Klick auf Eigenschaften zu den Einstellmöglichkeiten des PDF-Dokumentes. Im linken Reiter gibt es die Möglichkeit, einige wichtige Metadaten einzutragen. Hierbei ist nur der Titel für ein barrierefreies Dokument notwendig. Jedoch führt das Eintragen von mehreren Metadateien zu einer Steigerung des Nutzerkomforts des Dokumentes. So kann man z.B. über eingetragene Verfassende schnell Rückfragen einholen. Über den Reiter „Ansicht beim Öffnen“ sollten nur zwei weitere Einstellungen durchgeführt werden. Hierbei sollte man bei der Navigationsregisterkarte „Lesezeichenfenster und Seite“ einstellen. Dadurch wird die Datei beim Öffnen immer direkt mit geöffnetem Inhaltsverzeichnis angezeigt. Dies optimiert die Navigierbarkeit im Dokument. In den Fensteroptionen kann man noch wählen, ob der Dateiname oder der Dokumententitel ganz oben im Fenster angezeigt werden soll. Die korrekte Einstellung ist hier der Dokumententitel. Der Screenreader wird dann beim Wählen des jeweiligen Fensters diesen auch vorlesen. Eine zweite Möglichkeit den Dokumententitel zu editieren, ist der Barrierefreiheitstest von Adobe Pro. Diesen findet man über das Werkzeug Barrierefreiheit. Der Test wird einen fehlenden Titel melden und man kann direkt über die Fehler mit der rechten Maustaste auf „Korrigieren“ klicken und einen Titel hinzufügen.

Nach der harmonisierten europäischen Norm EN 301 549 müssen alle Farbkontraste in Dokumenten die Konformitätsstufe AA der WCAG erfüllen. Demnach muss eine visuelle Darstellung von Text und Bildern ein Kontrastverhältnis von mindestens 4,5 zu 1 bei Schriftgrößen unter 24 Pixeln beziehungsweise mindestens 3 zu 1 bei größeren Schriften und Bildern aufweisen. Der Barrierefreiheitstest von Adobe Pro zeigt lediglich an, dass Kontraste manuell überprüft werden müssen. Zur Überprüfung gibt es unterschiedliche Programme. Hier kann z.B. das Programm Colour Contrast Analyser eingesetzt werden. Das Programm bleibt auf dem Fenster im Vordergrund. Durch den Einsatz von Pipetten kann man sich die Vorder- und Hintergrundfarbe aussuchen und sich das Ergebnis im Programm anzeigen lassen. Hierbei wird genau angezeigt, welche Konformitätsstufe durch die ausgewählten Farben erreicht wird. Sollten im PDF Kontraste nicht die Konformitätsstufe AA erreichen, müssen an den entsprechenden Stellen neue Farben gewählt werden. Der Colour Contrast Analyser kann hierbei mit Schiebreglern bei der Farbwahl unterstützen. Oftmals genügt es, wenn einzelne Farben nur etwas heller bzw. dunkler umgesetzt werden.

Dokumente müssen strukturiert aufgebaut sein. So müssen die PDF-Dokumente komplett getagged sein. Dadurch werden Inhatlselemente wie z.B. Überschriften, Listen, Tabellen, Bilder usw. korrekt definiert, um diese für Hilfstechnologien zugänglich zu machen. Neben der Kenntnis der Tags müssen auch die Schritte zum Tagging bekannt sein und diese korrekt angewendet werden.

Die Einstellung der Sprache ist ebenfalls für den Einsatz von Screenreadern notwendig. Nur dadurch werden Dokumente in der richtigen Sprache erkannt und vorgelesen. Neben der Dokumentensprache müssen bei Einsatz von mehreren Sprachen im Dokument auch die Sprachen einzelner Teilbereiche (Überschiften, Absätze, …), wenn diese von der Dokumentensprache abweichen, korrekt definiert werden. Die Dokumentensprache kann schnell über den Menüpunkt Datei und Eigenschaften ausgewählt werden. Im rechten Reiter „Erweitert“ kann die Sprache unter Leseoption eingestellt werden. Der Barrierefreiheitstest von Adobe Pro findet ebenfalls eine fehlende Dokumentensprache. Mit der rechten Maustaste auf „Korrigieren“ kann die Sprache schnell ausgewählt werden. Sollte sich die Sprache einzelner Teilbereiche von der Dokumentensprache unterscheiden, dann muss im Tagbaum im jeweiligen Element unter Eigenschaften (rechte Maustaste) die Sprache gewählt werden.

Um die Elemente eines Dokumentes in der korekten Reihenfolge lesen zu können, ist es notwendig, die definierten Tags korrekt anzuordnen / zu sortieren. Gelesen wird von oben nach unten. Zu finden sind die definierten Tags links im Navigationsfenster unter der Schaltfläche “Tags”. Diese könne per Drag & Drop verschoben werden.

Natürlich benötigen alle Abbildungen, welche nicht nur dekorativ eingesetzt werden, einen Alternativtext. dieser kann direkt über die Tagstruktur ergänzt werden. Hierzu einfach mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Bild (Figure) gehen und unter den Eigenschaften den Alternativtext ergänzen. Eine weitere Möglichkeit die Alternativtexte hinzuzufügen, befindet sich rechts unter dem Tool Barrierefreiheit. Dort wird man über den Punkt “Alterativtext festlegen” von Bild zu Bild navigiert und kann den Text ergänzen bzw. dieses als Verzierung definieren.

Abschließend sollte das Dokument noch mit der Acrobat Barrierfreiheitsprüfung und dem PDF Accessibility Checker (PAC) auf weitere Fehler überprüft werden. Gefundene Fehler sollten vor der endgültigen Fertigstellung des Dokumentes beseitigt werden. Besonders bei der Prüfung mit dem PAC werden häufig viele Fehler Gefundene. Um so besser die Ursprungsdatei barrierefrei gestaltet ist, desto weniger Fehler werden bei den abschließenden Überprüfungen gefunden.

• Accessibility Feedback Form für Adobe auf Englisch
• Börsenverein des deutschen Buchhandels. Webinare und Leitfäden zu PDF
• 9-Punkte-Checkliste für barrierefreie PDF-Dokumente von der sächsischen Überwachungsstelle

Informationen zu diesem Artikel

Autor:

Uwe Dombeck, Francis Zinke

Datum:

27.02.2023

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0