PDF Formular

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PDF-Formulare sind geeignet für ausfüllbare Dokumente, die unterschrieben oder elektronisch signiert werden sollen, z.B. Verträge, Anträge. Umfragen oder Rückmeldungen können besser mit Online-Tools erstellt werden.

Derzeit gibt es keine kostenfreie Software, mit der PDF/UA konforme Formulare erstellt werden können. Nachfolgend sind einige Möglichkeiten der Erstellung mit kostenpflichtigen Tools beschrieben.

• Wird ein Formular in Quelldokumenten, z.B. Word, Excel, LibreOffice vorbereitet, so müssen die Formularfelder im Nachhinein im PDF eingefügt werden. Das ist mit dem kostenpflichtigen Adobe Acrobat Professional möglich.
• Mit der kostenpflichtigen Software CommonLook Office kann direkt aus Word ein PDF/UA-konformes Formular erzeugt werden, das ggf. mit Adobe Acrobat Professional nachbearbeitet werden muss. Wichtig ist, dass in Word nur die alten Formularelemente verwendet werden. Bei der Verwendung spezieller Merkmale der Formularfelder (z.B. Längenbeschränkung, Platzierung) muss mit Adobe Acrobat Professional nachgearbeitet werden.
• PDF-Formulare können in InDesign bereits mit Formularfeldern erstellt werden und mit dem kostenpflichtigen Plug-In MadeToTag barrierefrei in PDF exportiert werden. Die Funktionen und das Aussehen von Formularfeldern lässt sich in InDesign ebenfalls nur begrenzt steuern. Oft ist eine Nachbearbeitung der Formularfelder mit Adobe Acrobat Professional nötig.

Dynamische PDF-Formulare, sogenannte XFA-Formulare, bei denen dynamisch neue Inhalte oder neue Seiten im PDF eingefügt werden, können nicht barrierefrei gemacht werden.

1. Vorab-Prüfung

• Ist ein PDF-Formular notwendig oder kann dies auch mit einer webbasierten Lösung gehandhabt werden? Oder durch ganz andere Arbeitsschritte, welche ein Formular überflüssig machen?
• Ist eine Unterschrift notwendig?

2. Überlegungen zu Datenschutz, Speicherungspflicht, Eintragung der Daten in andere IT-Systeme und Zielgruppen des zu erstellenden Formulares (Ermittlung der Aktionsschritte vor und nach Einreichung des Formulares)
3. Erstellung des Formulares in Word rein layoutbasiert. Es sollen keine Word-Formularfelder eingefügt werden. Aus Word-Formularfeldern können keine PDF-Formularfelder generiert werden. (Ausnahme: CommonLook Office kann aus “alten” Word-Formularfeldern die entsprechenden Formularfelder im PDF erzeugen.)
4. Erstellen des barrierefreien PDF-Dokumentes aus dem layoutierten Word-Dokument.
5. Erstellen der barrierefreien Formularfelder mit Adobe Acrobat Professional. Unter “Formular vorbereiten” können automatisiert Formularfelder mit Adobe Acrobat Professional generiert werden. Diese müssen dann bezüglich Aussehen, Funktion und Barrierefreiheit überprüft und nachbearbeitet werden. Gibt es bereits ein ähnliches Formular, können dort vorhandene Formularfelder kopiert werden. Alle Eigenschaften des Formularfeldes bleiben erhalten. Achtung: Formularfelder, die den gleichen Namen besitzen, sind voneinander abhängig und werden gleich ausgefüllt.
6. Kontrollieren der Tab-Reihenfolge und diese gegebenenfalls korrekt festlegen.
7. Taggen der Formularfelder mit Adobe Acrobat Professional.
8. Form-Tags im Tag-Baum in die richtige Lesereihenfolge mit den restlichen Tags bringen.

Erläuterung: Die Erstellung eines PDF-Formulares unter Adobe Acrobat Professional ist sehr zeitaufwendig. Deshalb sollten alle Formularelemente mit ihren Eigenschaften und dem Layout vor der Erstellung festgelegt sein. Wenn ein neues Formularelement hinzukommt, sind sämtliche Arbeitsschritte ab Punkt 3 erneut für alle Formularelemente notwendig.

Es gibt unterschiedlich sichere elektronische Signaturen: einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur. Mehr zum Unterschied der elektronischen Signaturen können Sie auf Wikipedia nachlesen.

Ein PDF kann auf mehrere Wege digital signiert werden.

Adobe bietet die Möglichkeit der elektronischen Signatur. Hier können unterschiedliche Sicherheitsstufen der elektronischen Signatur verwendet werden.

Wird in einem barrierefreien PDF Dokument das Formularfeld für die Signatur verwendet, bleibt das Dokument auch nach der Signierung über das Signatur-Formularfeld barrierefrei. Da das Formularfeld getaggt ist, ist auch die damit eingefügte Signatur getaggt. Hier ist es egal, ob Sie eine einfache elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden.

Signaturen können mit Adobe Reader auch ohne Formularfeld in einem PDF aufgebracht werden. Dann ist das PDF-Dokument allerdings nicht mehr vollständig barrierefrei. Die Signatur ist ein nicht-getaggtes Objekt und verursacht somit eine Fehlermeldung bezüglich der Barrierefreiheit.

• Deutschland: Es gibt verschiedenen Anbieter für qualifizierte elektronische Signaturen, die über die Bundesnetzagentur abgerufen werden können.
• Österreich: Mittels Handy-Signatur (ab Mitte 2022 die ID Austria) kann eine qualifizierte elektronische Signatur auf ein PDF aufgebracht werden. Dies ist auch barrierefrei möglich.
• Schweiz: In der Schweiz benötigt man eine Smartcard oder ein Signaturzertifikat, das bei einem Remote Signing Service hinterlegt ist. Dazu kann eine Liste der anerkannten Anbieter von Zertifizierungsdiensten abgerufen werden.

Adobe. (2022). Verfahren zum Erstellen von barrierefreien PDF-Dokumenten. Verfahren zum Erstellen von barrierefreien PDF-Formularen (nach unten scrollen). https://helpx.adobe.com/at/acrobat/using/creating-accessible-pdfs.html

• Support-Seite von Adobe, wird stets aktuell gehalten.

Universität Potsdam. (2022, Februar 2). Erstellung barrierefreier PDF-Formulare. https://www.youtube.com/watch?v=zX5GX0VUu2c

• YouTube Video mit Untertiteln zur Erstellung von barrierefreien PDF-Formularen aus Word.

Kompetenzzentrum für Barrierefreiheit der Hochschule für Medien. (2022, Januar 4). Tutorial: Barrierefreie PDF-Formulare aus MS Word erstellen. https://www.youtube.com/watch?v=f2aMuZJnS0I

• YouTube Video mit Untertiteln zur Erstellung von barrierefreien PDF-Formularen aus Word

axaio. (2016, November 8). Interactive forms in InDesign using MadeToTag (englisch). https://www.axaio.com/doku.php/de:support:tutorials:madetotag_forms

• Video Tutorial von axaio (Hersteller von MadeToTag)

axaio. (2016, September 8). Formularfelder optimieren mit MadeToTag. https://www.axaio.com/doku.php/de:support:tutorials:madetotag_update

• Video Tutorial von axaio.

Informationen zu diesem Artikel

Autoren:

Birgit Peböck, Francis Zinke, Gottfried Zimmermann

Datum:

27.02.2023

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0