MS Excel

Microsoft Excel gehört zu den verbreitetsten Anwendungen für Tabellenkalkulationen. In vielen Unternehmen werden mit Excel auch komplexe grafische Auswertungen erstellt oder grundlegende statistische Datenanalysen durchgeführt. Excel hat sich mit der Zeit zu einer Art „BI-Tool“ (Business Intelligence) mit vielen Möglichkeiten entwickelt. In diesem Artikel beziehen wir uns auf die Version Microsoft Excel 365. Es werden Hinweise gegeben, was getan werden muss, damit eine erstellte Excel-Arbeitsmappe barrierefrei ist und von allen Nutzenden gleichermaßen verwendet werden kann.

Bevor Sie sich für oder gegen die Verwendung von Excel zur Umsetzung Ihrer konkreten Anforderung entscheiden, sollten folgende Hinweise beachtet werden:

Bedenken Sie, dass Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm, aber kein Texteditor ist. Menschen, die einen Screenreader für die Arbeit am PC nutzen, können nur sehr mühsam längere Texte in Excel-Tabellen lesen. Dies liegt daran, dass die Textstruktur (Absätze, Zeilenumbrüche, Formatierungen) vom Screenreader nicht dargestellt werden. Auch kann in Excel nicht ohne Weiteres wort- oder satzweise mit einem Screenreader navigiert werden, wie es z. B. in Microsoft Word möglich ist. Sollten Sie also ein sehr textlastiges und umfangreiches Dokument erstellen wollen, prüfen Sie die Umsetzung in Microsoft Word und verwenden Sie hierzu auch gerne die Hinweise aus dieser Handreichung.

Wenn zur Visualisierung von Daten Diagramme verwendet werden sollen, wird hierfür ein Alternativtext benötigt. Dieser sollte das Diagramm kurz und sachlich beschreiben, sodass Lesenden mit Screeanreadern die gleichen Informationen zur Verfügung stehen.

Grundsätzlich kann man eine Excel-Datei auch zur Umsetzung eines Formulars verwenden. Achten Sie bei der Gestaltung darauf, dass Sie zwei Spalten verwenden. In der ersten Spalte sollte die Feldbezeichnung, also z. B. „Vorname“ stehen, in der zweiten Spalte direkt daneben sollten dann die entsprechenden Eingaben gemacht werden können. Wenn Sie einen Blattschutz verwenden möchten, damit das Formular nicht versehentlich verändert werden kann, achten Sie darauf, nur die Spalte mit den Beschriftungen der Formularfelder zu schützen.

Oft enthält eine Excel-Arbeitsmappe mehr als eine Tabelle. Achten Sie darauf, dass auf jedem Arbeitsblatt nur eine Tabelle dargestellt wird. Beschriften Sie das Arbeitsblatt entsprechend gut, so dass eine schnelle Navigation zur gewünschten Tabelle möglich ist.

Oft werden sehr große Tabellen mit sehr vielen Spalten erstellt. Das hat für alle Nutzenden den Nachteil, dass diese schnell unübersichtlich werden. Für Nutzende, die eine Vergrößerungssoftware oder einen Screenreader verwenden, ist dies eine größere Herausforderung, da die Übersicht hierbei noch schneller verloren geht. Versuchen Sie daher, die Tabellen in der Breite so schmal wie möglich zu halten. Überlegen Sie bei sehr vielen Spalten, ob es möglich ist, die Daten sinnvoll in mehrere Tabellen aufzuteilen. Dies kann die Übersicht für alle erhöhen und stärkt damit die Barrierefreiheit.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Hinweise, um eine barrierefreie Excel-Datei zu erstellen. Bitte beachten Sie die verlinkten Informationen, insbesondere die erweiterte Checkliste für Excel, um weitere Hinweise zu erhalten.

Auch wenn Daten in eine Arbeitsmappe eingegeben werden, die mit tabellarischen Koordinaten funktioniert, sind diese nicht automatisch als Tabelle formatiert. Eine formatierte Tabelle besitzt Spalten- und Zeilenüberschriften, die von assistiven Technologien, wie z. B. Screenreadern ausgelesen werden können. Am Einfachsten geht man so vor, dass man den kompletten Bereich, der als Tabelle formatiert werden soll, markiert. Anschließend klickt man auf die Schaltfläche „Start“ und wählt dann den Punkt „Als Tabelle formatieren“ aus. Es wird im Anschluss nach einem Tabellenformat gefragt. Achten Sie hier darauf, ein Format auszuwählen, welches ein gutes Kontrastverhältnis hat. Sie können die Auswahl auch später noch ändern. Außerdem können Sie festlegen, dass die Tabelle Spaltenüberschriften hat. Wenn der Dialog geschlossen wurde, befinden Sie sich in Ihrer neu formatierten Tabelle. Sie sehen nun einen neuen Reiter mit dem Namen „Tabellen Tools“. Hier können diverse Einstellungen für die Tabelle vorgenommen werden. Unter dem Punkt „Tabellenformatoptionen“ können die Spaltentitel aktiviert werden. Hierfür prüfen Sie, ob die Checkbox „Kopfzeile“ aktiviert ist und aktivieren Sie diese gegebenenfalls. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, auch Zeilenüberschriften zu aktivieren. Haken Sie hierfür die Checkbox „Erste Spalte“ an. Durch die Formatierung eines Bereiches als Tabelle wurden auch automatisch die Spalten als Filter konfiguriert. Dies müssen Sie daher nicht manuell einstellen.

Ein festgelegtes Zellenformat hilft allen, den Inhalt schnell und gut zu erfassen. So ist es z. B. sehr hilfreich, Zellen mit Währungswerten entsprechend auch als Währung zu formatieren. Somit gibt ein Screenreader den Wert entsprechend korrekt aus. Achten Sie bei der Erstellung der Excel-Datei darauf, entsprechende Zellenformatierungen einzufügen. Sie finden die Zellenformatierungen unter „Start/Formatvorlagen/Zellen/Formatieren/Zellen formatieren“ Hier können Sie entsprechende Formate wählen und anpassen.

Zu einer barrierefreien Excel-Datei gehört auch, dass im Falle von Daten, die von Benutzenden in die Tabelle eingetragen werden sollen, diese Benutzende so leicht wie möglich mit der Excel-Datei arbeiten können. Dazu gehört es auch, dass eine Eingabe nicht korrekter Daten möglichst verhindert wird. Hierzu bietet Excel z. B. die folgenden Möglichkeiten:

Wenn Sie z. B. ein Formular mit Hilfe von Excel umsetzen, kann es möglich sein, dass bestimmte Zellen als Werteliste formatiert werden können. In diesem Fall kann können Benutzende nur bestimmte Werte auswählen und keine eigenen Eingaben machen. Ein Beispiel hierfür wäre die Abfrage nach dem Geschlecht. Die Werte geben den Benutzenden zusätzlich Hinweise darüber, was genau angegeben werden muss. Hinweise zur Erstellung einer Werteliste finden Sie in diesem Artikel von Microsoft: Erstellen von Dropdownlisten - Microsoft-Support

In Situationen, in denen eine Werteliste unpraktisch ist, kann es sinnvoll sein, den Benutzenden einen Hinweis zu geben, wenn ein falscher Wert eingegeben wurde. Ein Beispiel hierfür kann eine Zelle sein, in der ein Wert zwischen 1 und 100 eingegeben werden soll. Das wäre über eine Werteliste sehr umständlich zu realisieren. Excel bietet hier die Möglichkeit, über die Datenüberprüfung den eingegebenen Wert mit einer Art Regel abzugleichen und beim Nichtbestehen der Prüfung einen individuellen Fehlertext auszugeben. Um einen Fehlerhinweis auszugeben und die Eingabe von Werten zu beschränken, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie im Menü „Daten“ auf „Datentools“ und anschließend auf „Daten überpüfen“. Im sich nun öffnenden Dialog können Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ definieren, welche Werte eingegeben werden dürfen. Auf der Registerkarte „Eingabemeldung“ können Sie einen Hinweis anzeigen lassen, der den Benutzenden hilft, korrekte Werte anzugeben. Der Hinweis ist sichtbar, sobald die betreffende Zelle ausgewählt wird. Auf der Registerkarte „Fehlermeldung“ Können Sie die Meldung konfigurieren, die erscheint, wenn ein nicht korrekter Wert angegeben wurde.

Auch in Excel gibt es die Möglichkeit, eine automatische Barrierefreiheitsprüfung zu nutzen. Klicken Sie dafür auf „Überprüfen“ und anschließend auf „Barrierefreiheit“. Auch hier ist wichtig zu wissen, dass mit der jeweils neusten Version von Excel auch die Überprüfungsergebnisse am besten sind. Außerdem gilt auch bei dieser automatischen Überprüfung, dass nicht alle potentiellen Barrierefreiheitsfehler gefunden werden können. Um die Barrierefreiheit sicherzustellen, sollte also in jedem Fall zusätzlich manuell geprüft werden.

Microsoft (o. J.). Erstellung von Wertelisten. https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-von-dropdownlisten-7693307a-59ef-400a-b769-c5402dce407b

SHUFFLE (2023). Barrierefreies Excel: Erweiterte Checkliste nach EN 301 549 — Kompetenzzentrum Digitale Barrierefreiheit. https://digitalisierung.hdm-stuttgart.de/barrierefreiheit/barrierefreies-excel-erweiterte-checkliste-nach-en-301-549/. Anmerkung: Diese erweiterte Checkliste umfasst die folgenden Teile:

• Checkpunkte für Excel-Dokumente, mit Verweis auf die jeweils relevanten Anforderungen aus EN 301 549 Abschnitt 10.
• Empfehlungen für Excel-Dokumente – diese gehen über die gesetzlich geforderten Checkpunkte hinaus.
• Automatisch erfüllte, nicht anwendbare oder ausgeschlossene EN-Anforderungen.
• Hinweis: Die erweiterte Checkliste berücksichtigt nur „typische“ Exceldokumente: keine Skripte (z.B. VBScript), keine eingebetteten Objekte (außer Online-Videos)).

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Alexander Pfingstl

Datum:

27.01.2024

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

1.3

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