MS Word

Word gehört sowohl in der Bürokommunikation als auch in der Lehre zu den verbreitetsten Programmen zum Erstellen von Dokumenten.

Es handelt sich hier um ein offenes Format, Änderungen können also direkt in der jeweiligen Datei vorgenommen werden.

Zum gemeinsamen Bearbeiten der Dokumente bieten sich grundsätzlich zwei Möglichkeiten an: Es kann die Kommentarfunktion benutzt werden, bei der auch die Möglichkeit besteht, auf einen Kommentar zu antworten. Alternativ hierzu kann der Änderungsmodus verwendet werden. Hierbei ist zu beachten, dass es bei vielen Änderungen an derselben Stelle sowohl für Menschen mit und ohne Behinderungen schwer werden kann, die jeweiligen Änderungen nachzuvollziehen. Es ist also generell sinnvoll, sich vorab auf eine Arbeitsweise zu verständigen.

Die Erstellung eines barrierefreien Dokuments ist ohne großen Aufwand möglich. Dafür ist es sehr hilfreich, mit Dokumentvorlagen zu arbeiten. Diese können vorab einmalig erstellt und anschließend von allen immer wieder genutzt werden.

Ein weiterer Vorteil von Word ist, dass dort ein Export in verschiedene andere Formate möglich ist. Neben den eigens von Word unterstützten Formaten, wie beispielsweise die Option Microsoft Print to PDF, gibt es auch Addins von Drittanbietenden, z. B. Adobe PDF, EPUB und andere Formate.

Der Einsatz von Word eignet sich beispielsweise für Reader, Arbeitsblätter, Vorlesungsskripte und Dokumente mit hohem Textanteil und vergleichsweise schlichter Gestaltung, die editiert, ergänzt, bearbeitet, kommentiert und aktualisiert werden sollen. Word ermöglicht die barrierefreie Einbindung bzw. Aufbereitung von Tabellen, Abbildungen, Verzeichnissen und Fußnoten. Ebenso dient ein Word-Dokument als Ausgangsdatei für PDF-Dokumente und kann als zusätzliche Alternative zur Verfügung gestellt werden.

Der Einsatz von Word ist hingegen weniger geeignet für die Erstellung von Dokumenten mit hohem gestalterischem Anspruch, wie z. B. Plakate und Flyer, für Texte zur Veröffentlichung auf Websites oder Dokumenten, bei denen es auf eine einheitliche und verbindliche Darstellung ankommt, oder Dokumente, welche nicht editiert werden sollen.

• axesWord
  Als kostenpflichtiges Addin dient axesWord dem Export standardkonformer PDF-Dokumente in Word.

• CommonLook Office
  Als kostenpflichtiges Addin dient CommonLook Office dem Export standardkonformer PDF-Dokumente in Word.

• Kofax
  Als kostenpflichtiges Addin dient Kofax dem Export standardkonformer PDF-Dokumente in Word.

• LibreOffice bzw. OpenOffice „Writer“
  Die Software „Writer“ stellt eine kostenfreie Alternative zu Microsoft Word dar.

• Microsoft Word
  Die Microsoft Word Software ist kostenpflichtig und verfügt über eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung.

• Nitro PDF Pro
  Nitro PDF ist eine kostenpflichtige Software zum Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dokumenten, bietet online jedoch auch kostenlose PDF-Tools an, z. B. „Wort zu PDF“.

• WordToEPUB
  Als kostenfreies Plug-in dient WordToEPUB dem Export barrierefreier EPUB-Dokumente in Word.

Folgender Ablauf hat sich als Best Practice bewährt und ist demnach zu empfehlen:

Um den Workflow zu beschleunigen und auch für unerfahrene Nutzende zu vereinfachen, ist zu Beginn eine universell einsetzbare Dokumentvorlage zu erstellen. Diese beinhaltet schon grundlegende Einstellungen bzgl. barrierefreier Gestaltung, wie z. B. Dokumentsprache, Metadaten, Formatvorlagen etc., sodass im Anschluss keine Dokumentgestaltung mehr vorgenommen werden muss.

In diesem Schritt kann die zuvor produzierte Vorlage genutzt werden, um ein neues Dokument zu erzeugen. Hier müssen lediglich neu eingefügte Funktionen bzgl. barrierefreier Gestaltung berücksichtigt werden, ansonsten ist nur noch der Inhalt selbst einzufügen. Nutzen Sie auf jeden Fall eine Kopie und behalten Sie die ursprüngliche Vorlagendatei.

Nachdem das neue Dokument erstellt wurde, ist es noch auf bestehende Barrieren zu prüfen. In Word selbst kann dies anhand der „Barrierefreiheit prüfen“-Funktion vorgenommen werden. Diese ist unter „Überprüfen – Barrierefreiheit überprüfen“ zu finden. Etwaige Fehler müssen im Anschluss korrigiert werden. Da mit dieser Prüfung nur eine geringe Zahl an möglichen Barrieren überprüft wird, ist eine zusätzliche manuelle Prüfung einer fachkundigen Person zu empfehlen.

Sollte die Option „Barrierefreiheit überprüfen“ In Word 2016 oder älter im Menü „Überprüfen“ nicht angezeigt werden, so kann folgender Weg gewählt werden: Wählen Sie das Menü „Datei“. In der nun geöffneten Ansicht wird „Auf Probleme überprüfen“ als anklickbarer Bereich angeboten. Bei Mausklick auf diese Schaltfläche öffnet sich eine Auswahlliste, in der die Auswahl „Barrierefreiheit überprüfen“ enthalten sein könnte. Ältere Word-Versionen enthalten diese Funktion allerdings noch nicht.

Je nach Einsatzgebiet wird nicht das finale Word-Dokument veröffentlicht, sondern ein daraus erzeugtes, neues Format, wie z. B. PDF. Die Details zu dieser Vorgehensweise finden Sie in den im Folgenden aufgelisteten Anleitungen.

Im Folgenden werden eigene Anleitungen, Checklisten, Informationen von Microsoft und weiterführende Linksammlungen zur Unterstützung bei der Gestaltung barrierefreier Word-Dokumente aufgeführt.

• Anleitungen für MS Office 2007, 2013, 2016 und 2019 im PDF-Format
  Technische Universität Dresden. (2021). Anleitungen zur barrierefreien Gestaltung von Dokumenten

• Kurz-Anleitung für MS Word 2016
  Universität Potsdam. Microsoft Word – Barrierefreie Dokumente

• Anleitung für MS Word 2016 im PDF-Format
  Nadine Sohn. (2018). Leitfaden zur Erstellung barrierefreier Dokumente. Technische Hochschule Köln

• Anleitung im Video-Format für MS Word
  HessenHub - Netzwerk Digitale Hochschullehre Hessen. Video-Tutorials: Dokumente erstellen in MS Word

Die Inhalte in der Wiedergabeliste des Video-Tutorials sind kapitelweise auszuwählen.

• 8-Punkte-Checkliste für barrierefreie Word-Dokumente von der Überwachungsstelle in Sachsen
  Deutsches Zentrum für barrierefreies Lesen. Checklisten zur Barrierefreiheit. Word-Dokumente

• Checkliste im PDF-Format für barrierefreie Word-Dokumente von BALLON, Universität Bremen
  BALLON - Barrierearmes Lernen und Lehren Online. (2022). Checkliste zur Erstellung und Prüfung barrierearmer Word-Dokumente. Universität Bremen

• SHUFFLE
  SHUFFLE (2023). Barrierefreies Word: Erweiterte Checkliste nach EN 301 549. Kompetenzzentrum Digitale Barrierefreiheit

Die erweiterte SHUFFLE-Checkliste umfasst die folgenden Teile:

• Checkpunkte für Word-Dokumente, mit Verweis auf die jeweils relevanten Anforderungen aus EN 301 549 Abschnitt 10
• Empfehlungen für Word-Dokumente – diese gehen über die gesetzlich geforderten Checkpunkte hinaus
• Automatisch erfüllte, nicht anwendbare oder ausgeschlossene EN-Anforderungen

Die erweiterte SHUFFLE-Checkliste berücksichtigt nur „typische“ Word-Dokumente, d. h. keine Skripte wie z. B. VBScript, keine eingebetteten Objekte außer Online-Videos und keine Formulare mit der Formularfeldfunktion von Word.

• Informationen zu Word für Microsoft 365, Word für Microsoft 365 für Mac, Word für das Web, Word 2021 im Microsoft Support-Center
  Microsoft. Gestalten barrierefreier Word-Dokumente für Personen mit Behinderungen

• Informationen zu Word für Microsoft 365, Word 2021, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Office Business, Microsoft Office 365 Small Business im Microsoft Support-Center
  Microsoft. Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung

• Informationen im Video-Format zu Office 365
  MSFTEnable (Microsoft). (2020). Creating accessible content in Office 365

• Berlin: Berliner Standards für barrierefreie Word-Dokumente

• Deutsches Studierendenwerk. Barrierefreie Lehre

• Technische Universität Chemnitz. Barrierefreie Dokumente

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Christina Broo, Nadja Willy, Finnja Lüttmann, Sarah Böhlau

Datum:

22.08.2024

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

1.4

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