PDF-Dokument

Ausgeschrieben lautet der Begriff: Portable Document Format

Der PDF-Standard wurde von Adobe entwickelt, damit Dokumente plattformunabhängig dargestellt und dadurch ausgetauscht werden konnten. Somit war es möglich, Dokumente zwischen Computern mit verschiedenen Betriebssystemen auszutauschen. Auch beim Ausdrucken auf unterschiedlichen Druckern war das PDF von Bedeutung, da sich das Layout nicht änderte.

Mittlerweile ist der PDF-Standard ein ISO Standard (ISO 32000-2:2020) und wird von der PDF Association weiterentwickelt. Es gibt mehrere Unterstandards, z. B. PDF/UA für die Barrierefreiheit, PDF/A zur Langzeit Archivierung oder den Druck-Standard PDF/X.

Ein PDF kann sehr rasch mit unterschiedlichen Werkzeugen erzeugt werden. Das ergibt oft große Probleme für Menschen mit Beeinträchtigungen und die assistiven Technologien. Die PDF-Dokumente sind zum großen Teil keine barrierefreien PDFs.

Damit man von einem barrierefreien PDF sprechen kann, muss dieses dem PDF/UA (Universal Accessibility) Standard entsprechen. Er ist ebenfalls ein ISO Standard und ist ein Unterstandard des PDF-Standards. Der derzeit anwendbare PDF/UA Standard ist PDF/UA 1 (ISO 14289-1:2016). Der PDF/UA 2 Standard wurde im März 2024 veröffentlicht. PDF/UA 2 wird anwendbar, sobald er von Erstellungs-Software umgesetzt oder von Reader-Software und Assistiven Technologien interpretiert werden kann.

Der PDF/UA-Standard beschreibt, wie ein barrierefreies Dokument beschaffen sein muss. Er beschreibt:

• Wie müssen Inhalte in einem PDF enthalten sein, damit es barrierefrei ist.
• Wie müssen PDF-Tags gebraucht werden.

Der PDF/UA-Standard gilt auch für

• Autoren-Programme zum Erstellen von PDFs
• Reader, Viewer
• Assistive Technologien

Der PDF/UA-Standard und der PDF/A-Standard können gleichzeitig einem Dokument zugewiesen werden. Es gibt Konvertersoftware, die bei der Konvertierung anbietet, ein Dokument mit beiden Standards zu erzeugen.

PDF-Dokumente werden häufig eingesetzt, um unverfälschte und layoutgetreue Dokumente wiederzugeben, welche komplett unabhängig vom eingesetzten System sind. Mit Standardprogrammen können schnell PDF-Dokumente erstellt werden, jedoch sind diese nicht automatisch barrierefrei. Die Auswahl des korrekten Dateiformats für den jeweiligen Anwendungsfall ist zu beachten.

Es gibt neben Adobe Acrobat Pro auch andere Anwendungen (z. B. Foxit PDF Editor, Kofax Power PDF, …), mit denen PDF-Dateien barrierefrei nachbearbeitet werden können. Aus Gründen seiner weiten Verbreitung und Verfügbarkeit konzentrieren wir uns aber im Folgenden auf Adobe Acrobat Pro.

Eine Grundvorrausetzung für ein barrierefreies PDF-Dokument ist die Maschinenlesbarkeit. Ein Dokument, welches z. B. nur eingescannt wurde, kann nicht von Screenreadern gelesen werden und darf daher nicht benutzt werden. Ob ein Dokument maschinenlesbar ist, kann z. B. durch das komplette Markieren des Textes mit der Maus getestet werden. Wenn der Text sich markieren und somit auch kopieren lässt, kann dieser als maschinenlesbar betrachtet werden.

Um den Inhalt eines PDF schnell zu erfassen und um beispielsweise Dateien sauber katalogisieren zu können, ist ein aussagekräftiger Dokumenttitel essenziell. Dieser kann im Dokument mit Adobe Acrobat Pro auf zwei Arten schnell hinzugefügt bzw. kontrolliert werden. Über den Punkt „Datei“ kommt man anschließend mit einem Klick auf „Eigenschaften“ zu den Einstellmöglichkeiten des PDF-Dokuments. Im Reiter „Beschreibung“ gibt es die Möglichkeit, einige wichtige Metadaten einzutragen. Hierbei ist nur der Titel für ein barrierefreies Dokument notwendig. Jedoch führt das Eintragen von mehreren Metadateien zu einer Steigerung des Nutzungskomforts des Dokuments. So kann man z. B. über eingetragene Verfassende schnell Rückfragen einholen. Über den Reiter „Ansicht beim Öffnen“ sollten nur zwei weitere Einstellungen durchgeführt werden. Hierbei sollte man bei der Navigationsregisterkarte „Lesezeichen-Fenster und Seite“ einstellen. Dadurch wird die Datei beim Öffnen immer direkt mit geöffnetem Inhaltsverzeichnis angezeigt. Dies optimiert die Navigierbarkeit im Dokument. In den Fensteroptionen kann man noch wählen, ob der Dateiname oder der Dokumenttitel ganz oben im Fenster angezeigt werden soll. Die korrekte Einstellung ist hier der Dokumenttitel. Der Screenreader wird dann beim Wählen des jeweiligen Fensters diesen auch vorlesen. Eine zweite Möglichkeit den Dokumenttitel zu editieren, ist der Barrierefreiheitstest von Adobe Acrobat Pro. Diesen findet man über das Werkzeug „Barrierefreiheit“. Der Test wird einen fehlenden Titel melden und man kann direkt über die Fehler mit der rechten Maustaste auf „Korrigieren“ klicken und einen Titel hinzufügen.

Nach der harmonisierten europäischen Norm EN 301 549 müssen alle Farbkontraste in Dokumenten die Konformitätsstufe AA der WCAG erfüllen. Demnach muss eine visuelle Darstellung von Text und Bildern ein Kontrastverhältnis von mindestens 4,5 zu 1 bei Schriftgrößen unter 18 pt oder 14 pt fett beziehungsweise mindestens 3 zu 1 bei größeren Schriften und Bildern aufweisen. Der Barrierefreiheitstest von Adobe Acrobat Pro zeigt lediglich an, dass Kontraste manuell überprüft werden müssen. Zur Überprüfung gibt es unterschiedliche Programme. Hier kann z. B. das Programm Colour Contrast Analyser eingesetzt werden. Das Programm bleibt auf dem Fenster im Vordergrund. Durch den Einsatz von Pipetten kann man sich die Vorder- und Hintergrundfarbe aussuchen und sich das Ergebnis im Programm anzeigen lassen. Hierbei wird genau angezeigt, welche Konformitätsstufe durch die ausgewählten Farben erreicht wird. Sollten im PDF Kontraste nicht die Konformitätsstufe AA erreichen, müssen an den entsprechenden Stellen neue Farben gewählt werden. Der Colour Contrast Analyser kann hierbei mit Schiebereglern bei der Farbwahl unterstützen. Oftmals genügt es, wenn einzelne Farben nur etwas heller bzw. dunkler umgesetzt werden.

Dokumente müssen strukturiert aufgebaut sein. So müssen die PDF-Dokumente komplett getaggt sein. Alle relevanten Informationen müssen getaggt werden. Dadurch werden Inhaltselemente wie z. B. Überschriften, Listen, Tabellen, Bilder usw. korrekt definiert, um diese für Hilfstechnologien zugänglich zu machen. Neben der Kenntnis der Tags müssen auch die Schritte zum Tagging bekannt sein und diese korrekt angewendet werden.
Alle dekorativen Elemente oder sich wiederholende Kopf- und Fußzeilen müssen als Artefakt gekennzeichnet werden.

Die Einstellung der Sprache ist ebenfalls für den Einsatz von Screenreadern notwendig. Nur dadurch werden Dokumente in der richtigen Sprache erkannt und vorgelesen. Neben der Dokumentsprache müssen bei Einsatz von mehreren Sprachen im Dokument auch die Sprachen einzelner Teilbereiche (Überschiften, Absätze, …) korrekt definiert werden, wenn diese von der Dokumentsprache abweichen. Die Dokumentsprache kann schnell über den Menüpunkt „Datei“ und „Eigenschaften“ ausgewählt werden. Im rechten Reiter „Erweitert“ kann die Sprache unter Leseoption eingestellt werden. Der Barrierefreiheitstest von Adobe Acrobat Pro findet ebenfalls eine fehlende Dokumentsprache. Mit der rechten Maustaste auf „Korrigieren“ kann die Sprache schnell ausgewählt werden. Sollte sich die Sprache einzelner Teilbereiche von der Dokumentsprache unterscheiden, dann muss im Tag-Baum im jeweiligen Element unter Eigenschaften die Sprache gewählt werden.

Um die Elemente eines Dokuments in der korrekten Reihenfolge lesen zu können, ist es notwendig, die definierten Tags korrekt anzuordnen / zu sortieren. Gelesen wird von oben nach unten. Zu finden sind die definierten Tags links im Navigationsfenster unter der Schaltfläche „Tags“. Diese könne per Drag & Drop oder mit “Ausschneiden” und “Einfügen” verschoben werden.

Natürlich benötigen alle Abbildungen, welche nicht nur dekorativ eingesetzt werden, einen aussagekräftigen objektiven Alternativtext. Es gibt in Acrobat mehrere Möglichkeiten, den Alternativtext zu setzen.

Abschließend sollte das Dokument noch mit dem PDF Accessibility Checker (PAC) auf weitere Fehler überprüft werden. Gefundene Fehler sollten vor der endgültigen Fertigstellung des Dokuments beseitigt werden. Je besser die Ursprungsdatei barrierefrei gestaltet ist, desto weniger Fehler werden bei den abschließenden Überprüfungen gefunden.

• axesPDF von axes4: Speziell entwickelt zur Nachbearbeitung von PDF-Dokumenten zu einem barrierefreien PDF
• PDF-XChange Editor bietet Funktionen für die Barrierefreiheit
• PDF Editor von foxit bietet Funktionen für die Barrierefreiheit
• Common Look von allyant bietet ein Plug-in für Adobe Acrobat Pro zur besseren Nachbearbeitung von PDF-Dokumenten

• Accessibility Feedback Form für Adobe auf Englisch
• Börsenverein des deutschen Buchhandels. Webinare und Leitfäden zu PDF
• 9-Punkte-Checkliste für barrierefreie PDF-Dokumente von der sächsischen Überwachungsstelle
• Hilfe für LibreOffice 7.6 (2020). Barrierefreiheit (PDF-Export). Anmerkung: Der PDF/UA-Export von LibreOffice befindet sich auf einem guten Weg. Die Version 7.6 erzeugt brauchbare Ergebnisse, wenn auch meist (noch) nicht ganz fehlerfrei in PAC.

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Uwe Dombeck, Francis Zinke, Birgit Peböck

Datum:

19.07.2024

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

1.4

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