MS PowerPoint

Die Anwendung Microsoft PowerPoint wird für jede Art von Präsentationen eingesetzt. So werden neben der Vorstellung kleiner Projekte auch ganze Vorlesungen mit diesem Präsentationsprogramm realisiert. In allen Anwendungen ist auf einen barrierefreien Einsatz zu achten. Neben dem Export in ein PDF-Dokument werden Präsentationsfolien auch häufig direkt als PowerPoint-Dokument zur Verfügung gestellt. Eine komplett ohne Barrieren umgesetzte Präsentation wird in beiden Fällen zu guten Ergebnissen führen.

Auch in PowerPoint ist ein korrekter Dokumenttitel zwingend erforderlich. Hinzufügen kann man diesen über den Reiter „Datei“ und dann unter dem Punkt „Informationen“. Dort findet man unter den Eigenschaften das Feld „Titel“. Hierbei können ebenso noch weitere Dokumenteigenschaften hinzugefügt werden. Für die Barrierefreiheit ist jedoch nur der Titel verpflichtend.

PowerPoint bietet eine integrierte Prüfung auf Barrierefreiheit der Präsentation an, welche je nach Version an unterschiedlichen Stellen zu finden sein kann. In PowerPoint-Version von Microsoft 365 lässt sich diese über den Reiter „Überprüfen“ im Punkt „Barrierefreiheit überprüfen“ starten. Anschließend werden dadurch im geöffneten Fenster Fehler und Warnungen angezeigt, welche beseitigt bzw. überprüft werden müssen. Microsoft stellt hierzu Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung und ein Video mit Beispielen zur Verfügung. Mit steigender Aktualität der PowerPoint-Version werden auch die Ergebnisse dieser Prüfung immer besser sowie mehr Fehler gefunden und die Beseitigung dieser Fehler vereinfacht. Microsoft bietet zur Unterstützung eine offizielle Anleitung zum Gestalten barrierefreier PowerPoint-Präsentationen für PowerPoint 365 an.

Alle eingesetzten Elemente bzw. Objekte müssen barrierefrei gesetzt werden. Auch in PowerPoint benötigen demzufolge Bilder einen Alternativtext (Ausnahme: rein dekorative Bilder), Listen müssen sauber als Listen platziert werden, etc. Eine Anleitung der TU Dresden zur barrierefreien Gestaltung bietet hilfreiche Tipps.

Ein wichtiger Punkt, in dem sich die Bearbeitung von Dokumenten in PowerPoint hinsichtlich der Barrierefreiheit unterscheidet, ist die Anordnung der Lesereihenfolge aller eingesetzten Elemente.

Bis PowerPoint 2019: Diese lässt sich über das Fenster Auswahlbereich überprüfen bzw. korrigieren. Der Auswahlbereich lässt sich im Reiter „Start“ unter dem Icon „Anordnen“ anzeigen. Hier finden sich alle eingefügten Elemente, welche in der eingefügten Reihenfolge angezeigt werden. Screenreader lesen die Elemente in umgekehrter Reihenfolge, also von unten nach oben, vor. Somit müssen hier die Elemente korrekt sortiert werden und schon passt die Lesereihenfolge der Elemente.

Ab PowerPoint 2021 und in Microsoft 365: Neue Versionen von PowerPoint bieten das Tool Lesereihenfolgebereich an. Dieses lässt sich über den Reiter „Überprüfen“ im Punkt „Barrierefreiheit überprüfen“ aufrufen. Es wird die Reihenfolge aller Elemente auf einer Folie als tatsächliche Lesereihenfolge in einer Liste angezeigt. Die Lesereihenfolge kann korrekt angeordnet werden. Zusätzlich können einzelne Elemente aus der Lesereihenfolge ausgeschlossen werden, in dem die Checkbox für das Element deaktiviert wird. Dies sollte nur für rein dekorative Elemente genutzt werden, die keine Informationen vermitteln.

Die Erzeugung eines PDF-Dokuments aus MS PowerPoint heraus muss über „Speichern unter“ erfolgen. Hierbei ist es wichtig, dass die Dokumenteigenschaften und die Dokumentstruktur in den Optionen mit aktiviert sind. PDF-Drucker können hierzu nicht eingesetzt werden.

Anmerkung: Das aus Microsoft PowerPoint erzeugte PDF-Dokument ist in der Regel nicht barrierefrei nach PDF/UA. Um PDF/UA-konforme Dokumente zu erzeugen, muss aktuell auf eine kostenpflichtige Software zurückgegriffen werden (z.B. CommonLook Office oder axesSlide).

Microsoft. (o. J.). Gestalten barrierefreier PowerPoint-Präsentationen für Personen mit Behinderungen. https://support.microsoft.com/de-de/office/gestalten-barrierefreier-powerpoint-präsentationen-für-personen-mit-behinderungen-6f7772b2-2f33-4bd2-8ca7-dae3b2b3ef25

TU Dresden. (o. J.). Anleitungen zur barrierefreien Gestaltung von Dokumenten. Anleitungen für Microsoft Office 2007, 2013, 2016 und 2019. https://tu-dresden.de/agsbs/dokumente

SHUFFLE (2023). Barrierefreies PowerPoint: Erweiterte Checkliste nach EN 301 549 — Kompetenzzentrum Digitale Barrierefreiheit. https://digitalisierung.hdm-stuttgart.de/barrierefreiheit/barrierefreies-powerpoint-erweiterte-checkliste-nach-en-301-549/. Anmerkung: Diese erweiterte Checkliste umfasst die folgenden Teile:

• Checkpunkte für PowerPoint-Dokumente mit Verweis auf die jeweils relevanten Anforderungen aus EN 301 549 Abschnitt. 10.
• Empfehlungen für PowerPoint-Dokumente – diese gehen über die gesetzlich geforderten Checkpunkte hinaus.
• Automatisch erfüllte, nicht anwendbare oder ausgeschlossene EN-Anforderungen.
• Hinweis: Die erweiterte Checkliste berücksichtigt nur „typische“ PowerPoint-Dokumente: keine Skripte (z.B. VBScript), keine Formularfelder.

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Uwe Dombeck, Christina Broo

Datum:

21.08.2024

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

1.4

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