PDF-Formular

PDF-Formulare sind geeignet für ausfüllbare Dokumente, die unterschrieben oder elektronisch signiert werden sollen, z. B. Verträge, Anträge. Umfragen oder Rückmeldungen können besser mit Online-Tools erstellt werden.

Derzeit gibt es keine kostenfreie Software, mit der PDF/UA-konforme Formulare erstellt werden können. Nachfolgend sind einige Möglichkeiten der Erstellung mit kostenpflichtigen Tools beschrieben.

• Wird ein Formular in Quelldokumenten, z. B. Word, Excel, LibreOffice vorbereitet, so müssen die Formularfelder im Nachhinein im PDF eingefügt werden. Das ist mit dem kostenpflichtigen Adobe Acrobat Pro möglich.
• Mit der kostenpflichtigen Software CommonLook Office kann direkt aus Word ein PDF/UA-konformes Formular erzeugt werden, das ggf. mit Adobe Acrobat Pro nachbearbeitet werden muss. Wichtig ist, dass in Word nur die alten Formularelemente verwendet werden. Bei der Verwendung spezieller Merkmale der Formularfelder (z. B. Längenbeschränkung, Platzierung) muss mit Adobe Acrobat Pro nachgearbeitet werden.
• PDF-Formulare können in Adobe InDesign bereits mit Formularfeldern erstellt werden und mit dem kostenpflichtigen Plug-in MadeToTag barrierefrei in PDF exportiert werden. Die Funktionen und das Aussehen von Formularfeldern lässt sich in InDesign ebenfalls nur begrenzt steuern. Oft ist eine Nachbearbeitung der Formularfelder bei Verwendung spezieller Merkmale oder eines bestimmten Erscheinungsbildes mit Adobe Acrobat Pro nötig.

Dynamische PDF-Formulare, sogenannte XFA-Formulare, bei denen dynamisch neue Inhalte oder neue Seiten im PDF eingefügt werden, können nicht barrierefrei gemacht werden.

Damit PDF-Formulare barrierefrei sind, muss bei der Platzierung der Formularfelder zusätzlich berücksichtigt werden:

• Jedes Formularfeld benötigt eine Beschreibung, die von Screenreadern ausgelesen werden kann. Diese Beschreibung heißt in Adobe Acrobat Pro “Quickinfo”. Die Beschreibung muss so formuliert sein, dass auch ohne umliegenden Text das Formularfeld korrekt ausgefüllt werden kann. Screenreader können in den Formularmodus wechseln, in dem nur mehr Formularfelder angesprungen werden und der Text rundherum nicht zugänglich ist.
• Jedes Formularfeld muss in einem Form-Tag getaggt sein und im Tag-Baum an der korrekten Stelle platziert werden.
• Die Tabulatorreihenfolge muss korrekt gesetzt sein.

Es gibt unterschiedlich sichere elektronische Signaturen: einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur. Mehr zum Unterschied der elektronischen Signaturen können Sie auf Wikipedia nachlesen.

Ein PDF kann auf mehreren Wegen digital signiert werden.

Adobe Acrobat bietet die Möglichkeit der elektronischen Signatur. Hier können unterschiedliche Sicherheitsstufen der elektronischen Signatur verwendet werden.

Wird in einem barrierefreien PDF-Dokument das Formularfeld für die Signatur verwendet, bleibt das Dokument auch nach der Signierung über das Signatur-Formularfeld barrierefrei. Da das Formularfeld getaggt ist, ist auch die damit eingefügte Signatur getaggt. Hier ist es egal, ob Sie eine einfache elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden.

Signaturen können mit Adobe Reader auch ohne Formularfeld in einem PDF aufgebracht werden. Dann ist das PDF-Dokument allerdings nicht mehr vollständig barrierefrei. Die Signatur ist ein nicht-getaggtes Objekt und verursacht somit eine Fehlermeldung bezüglich der Barrierefreiheit.

• Deutschland: Es gibt verschiedenen Anbieter für qualifizierte elektronische Signaturen, die über die Bundesnetzagentur abgerufen werden können.
• Österreich: Über ID Austria (ehemals Handy-Signatur) kann eine qualifizierte elektronische Signatur auf ein PDF aufgebracht werden. Dies ist auch barrierefrei möglich.
• Schweiz: In der Schweiz benötigt man eine Smartcard oder ein Signaturzertifikat, das bei einem Remote Signing Service hinterlegt ist. Dazu kann eine Liste der anerkannten Anbieter von Zertifizierungsdiensten abgerufen werden.

Adobe. (2022). Verfahren zum Erstellen von barrierefreien PDF-Dokumenten. Verfahren zum Erstellen von barrierefreien PDF-Formularen (nach unten scrollen). https://helpx.adobe.com/at/acrobat/using/creating-accessible-pdfs.html

• Support-Seite von Adobe, wird stets aktuell gehalten.

Universität Potsdam. (2022, Februar 2). Erstellung barrierefreier PDF-Formulare. https://www.youtube.com/watch?v=zX5GX0VUu2c

• YouTube Video mit Untertiteln zur Erstellung von barrierefreien PDF-Formularen aus Word.

Kompetenzzentrum für Barrierefreiheit der Hochschule für Medien. (2022, Januar 4). Tutorial: Barrierefreie PDF-Formulare aus MS Word erstellen. https://www.youtube.com/watch?v=f2aMuZJnS0I

• YouTube Video mit Untertiteln zur Erstellung von barrierefreien PDF-Formularen aus Word

axaio. (2016, November 8). Interactive forms in InDesign using MadeToTag (Englisch). https://www.axaio.com/doku.php/de:support:tutorials:madetotag_forms

• Video Tutorial von axaio (Hersteller von MadeToTag)

axaio. (2016, September 8). Formularfelder optimieren mit MadeToTag. https://www.axaio.com/doku.php/de:support:tutorials:madetotag_update

• Video Tutorial von axaio.

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Birgit Peböck, Francis Zinke, Gottfried Zimmermann

Datum:

28.08.2024

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

1.4

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