2. Vorbereitung der Ausschreibung und Markterkundung

Vergabeverfahren und Ausschreibungen müssen sorgfältig vorbereitet und mit fundierten Kenntnissen durchgeführt werden. In die Vorbereitung sollen alle internen Knowhow-Träger eingebunden werden, neben der Vergabestelle, der Fachabteilung und der IT-Abteilung also auch die Personal- und Schwerbehindertenvertretungen (sogenannte „cross-funktionelle Teams"). Gegebenenfalls ist weitere (externe) Expertise zur Barrierefreiheit hinzuzuziehen.

Vor dem eigentlichen Beschaffungsverfahren sollte üblicherweise eine Markterkundung durchgeführt werden. Nur wer den Markt bzw. die Marktsituation kennt, kann die im Rahmen der Beschaffung zu formulierenden Bedarfe sinnvoll in den Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen verankern, ohne am Markt vorbei zu beschaffen. Die vergaberechtliche Grundlage hierfür liefert insbesondere § 28 Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV).

Die Erkenntnisse der Markerkundung und ggf. die Einbeziehung von externer Expertise zur Barrierefreiheit bieten eine wichtige Hilfestellung für die Formulierung der Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen. Zugleich tragen sie dazu bei, dass nur Anbieter einen Zuschlag erhalten, deren IT-Lösungen auch hinsichtlich der Barrierefreiheit überzeugen.

Für die Beschaffung von IT-Lösungen, die als fertiges Produkt vom Markt (Standard-Software) beschafft werden soll, lauten die zentralen Fragen:

• Gibt es Standardlösungen, die die Bedarfe (einschließlich der Barrierefreiheit) decken können?
• Oder mit anderen Worten: Gibt es am Markt geeignete „Lösungen von der Stange"?

Zur Markterkundung bestehen verschiedene Möglichkeiten.

Das Thema digitale Barrierefreiheit ist komplex und erfordert insbesondere im Bereich der Beschaffung von IT-Lösungen viel Vorerfahrung und sehr spezielles Wissen. Oft ist dieses Wissen in öffentlichen Stellen nicht oder nur teilweise vorhanden.

Um auch in diesen Fällen sicherzustellen, dass in den Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen das Thema Barrierefreiheit im Sinne der gesetzlichen Vorschriften und der Nutzenden umgesetzt wird, kann es sinnvoll sein, die Ausschreibung mit der Unterstützung von erfahrenen Dienstleistern zur Beratung oder Prüfung vorzubereiten.

Dem Dienstleister fällt dabei die Aufgabe zu, den Auftraggeber im Hinblick auf Barrierefreiheit zu beraten und die Anforderungen entsprechend in den Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen zu formulieren bzw. die Prüfung und Bewertung der Produkte zu unterstützen. Der Dienstleister sollte nachweisen können, dass er über entsprechende Erfahrungen in diesem Bereich verfügt.

Nachfolgend verschiedene Möglichkeiten und Maßnahmen, die genutzt werden können, um einen fundierten Überblick über die Barrierefreiheit marktgängiger IT-Lösungen zu erhalten.

In einem ersten Schritt können öffentliche Auftraggeber zur Markterkundung frei verfügbare Quellen auswerten. Das kann mittels Internetrecherchen, Besuchen von Fachmessen oder Materialien wie Produkt-Flyern oder Katalogen sowie Selbstauskünften der Hersteller zur Barrierefreiheit ihrer IT-Lösungen erfolgen.

Eine Recherche im Internet kann helfen, einen Eindruck über mögliche Produkte zu gewinnen, die die fachlichen Anforderungen sowie die Anforderungen der Barrierefreiheit erfüllen könnten. Neben der Suche nach den fachlichen Anforderungen können folgende Begriffe verwendet werden, um auch Anforderungen der Barrierefreiheit in die Recherche zu integrieren:

BITV 2.0, Barrierefreiheit, Accessibility, Screenreader, Vergrößerung, Zugänglichkeit, Tastaturbedienung, Unterstützung für Hilfsmittel bzw. assistive Technologien, WCAG 2.1, WCAG 2.2, EN 301 549, BFSG, BFSGV oder VPAT.

Eine solche Markterkundung kann ausreichend sein, wenn damit hinlängliche Informationen zur Barrierefreiheit marktgängiger IT-Lösungen ermittelt werden können.

Können über eine einfache Internetrecherche keine ausreichenden Informationen erlangt werden, kann dies bedeuten, dass die favorisierte IT-Lösung die Anforderungen an die Barrierefreiheit nicht erfüllt.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass Anbieter die Informationen nur „versteckt" oder auf Anfrage zur Verfügung stellen, und diese daher schwer zu finden sind. Letzteres sollte bei der Auswertung der Informationen berücksichtigt werden.

Stellen die Hersteller Informationen zur Barrierefreiheit ihrer IT-Lösungen bereit, so sind diese Informationen und Angaben genau zu prüfen. Die Anforderungen aus dem Standardanforderungskatalog des BMDS (siehe Anhang 8.4 Handreichungen und weiterführende Dokumente) können dabei als Vergleichsgrundlage herangezogen werden.

Finden sich in den Selbstauskünften Formulierungen wie „teilweise barrierefrei" oder „teilweise unterstützte Barrierefreiheit" ist davon auszugehen, dass die IT-Lösung die gesetzlichen Anforderungen gemäß BITV 2.0 nicht erfüllt. Gleiches gilt bei Formulierungen wie „im Wesentlichen barrierefrei". Eine Einschätzung über den tatsächlichen Grad der Barrierefreiheit bezogen auf die Anforderungen der BITV 2.0, EN 301 549 etc. ist mit Hilfe solcher Formulierungen nicht möglich.

Software-Hersteller aus dem US-amerikanischen Raum stellen meist sogenannte VPATs als Selbstauskunft zur Barrierefreiheit zur Verfügung. Darin sind oft nur die Anforderungen der WCAG 2.1 bzw. WCAG 2.2 sowie ggf. EN 301 549 enthalten. Angaben zur Vereinbarkeit mit der BITV 2.0 fehlen dann.

In einem zweiten Schritt können öffentliche Auftraggeber im Rahmen einer Markterkundung notwendige Informationen durch direkte Anfragen bei Marktteilnehmern einholen.

Hierzu kann (auch unter Einbeziehung von Expertise zur Barrierefreiheit) ein Fragenkatalog an Unternehmen versandt werden, deren Leistungsportfolio mit Blick auf den grundsätzlichen Beschaffungsbedarf geeignet erscheint. Auch können potenzielle Bieter zur Produktpräsentation eingeladen werden. Beide Optionen können auch kombiniert werden.

Nachfolgend einige beispielhafte Fragen, die neben fachlichen Fragen in einen solchen Katalog aufgenommen werden können.

• BITV 2.0: Ist die IT-Lösung bereits nach BITV 2.0 oder vergleichbaren Anforderungen (WCAG 2.1 bzw. WCAG 2.2, DIN EN 301 549) barrierefrei gestaltet? Liegt diesbezüglich bereits ein Prüfbericht einer unabhängigen Prüfstelle vor? (Wenn ja, stellen Sie uns diesen bitte zur Verfügung)

• Barrierefreiheit in der Software-Entwicklung: Wie wird die Barrierefreiheit im Rahmen der weiteren Softwareentwicklung sichergestellt? (Unternehmensstandards, Prozesse, Rollen, Mitarbeiterqualifizierungen)

• DIN EN ISO 9241-110/-112: Ist die Software bereits nach DIN EN ISO 9241-110 und -112 oder vergleichbaren Anforderungen gebrauchstauglich gestaltet? Liegt diesbezüglich bereits ein Prüfbericht einer unabhängigen Prüfstelle oder Ergebnisse aus Nutzertests vor? (wenn ja, stellen Sie es uns bitte zur Verfügung)

• Gebrauchstauglichkeit: Wie wird die Gebrauchstauglichkeit im Rahmen der weiteren Softwareentwicklung sichergestellt? (Unternehmensstandards, Prozesse, Rollen, Mitarbeiterqualifizierungen)

Eine Markterkundung bietet hinsichtlich der Verwirklichung von Barrierefreiheit zahlreiche Vorteile, meist ist sie unverzichtbar.

Das einfachste Vorgehen wäre es, die oft rein fachlichen Markterkundungen, um die Aspekte der Anforderungen der Barrierefreiheit zu ergänzen, um einen umfassenderen Überblick zum Marktangebot bezogen auf alle Anforderungen zu erhalten.

Mittels einer Markterkundung erhält der öffentliche Auftraggeber Informationen über die Barrierefreiheit der zu beschaffenden IT-Lösungen und kann die Anforderungen zur Barrierefreiheit gegebenenfalls ergänzen oder präzisieren.

Die Markterkundung ist hilfreich, um im Rahmen einer Auftragsvergabe als „informierter Kunde“ aufzutreten. Nur wer sich mit dem zu beschaffenden Produkt und den Anforderungen zur Barrierefreiheit und der Marktsituation auskennt, kann im Vergabeverfahren und bei der sich anschließenden Vertragsdurchführung auf Augenhöhe agieren.

Durch eine Markterkundung mit einem Fragenkatalog zu Barrierefreiheit wird auch ein Signal in den Markt gesendet, dass der Barrierefreiheit als Anforderung eine hohe Bedeutung in der geplanten Beschaffung beigemessen wird.

Die Vorteile verdeutlicht ein Beispiel aus einer Markterkundung:

Ein Fragenkatalog wurde europaweit an in Betracht kommende Unternehmen versandt. Nachdem mehrere Unternehmen den Fragenkatalog in unterschiedlichen Ausprägungen beantworteten, war sich der öffentliche Auftraggeber nicht sicher, dass die Unternehmen tatsächlich in der Lage sind, barrierefreie IT-Lösungen anzubieten und lud verschiedene Unternehmen zur Produktpräsentation ein.

Erst nach dieser Produktpräsentation war für den öffentlichen Auftraggeber erkennbar, welche IT-Lösungen am Markt existieren und welche Anforderungen zur Barrierefreiheit sie erfüllen.

Im nachfolgenden Beschaffungsprozess können die gewonnen Erkenntnisse berücksichtigt werden. Gleichzeitig können die gesetzlichen Anforderungen, entweder als A- oder B-Kriterien, je nach Marktlage entsprechend verankert werden.

Sollte im Zuge der Markerkundung keine IT-Lösung identifiziert werden, die zum aktuellen Zeitpunkt die Anforderungen an die Barrierefreiheit vollständig erfüllt, so muss dieses Ergebnis im Rahmen des weiteren Beschaffungsprozess berücksichtigt werden. Im Beschaffungsverfahren ist dann vorzusehen, den Stand der Umsetzung von Anforderungen der Barrierefreiheit der angebotenen IT-Lösungen zu berücksichtigen, zu testen und/oder zu bewerten.

Bei einem Marktdialog werden mehrere Anbieter gemeinsam zu einem Termin eingeladen, um mit einer ausschreibenden Stelle einen bestimmten Themenkomplex zu diskutieren. Die Einladung wird öffentlich ausgesprochen oder veröffentlicht, so dass grundsätzlich jedem interessierten Unternehmen die Teilnahme möglich wird. Sollte das Interesse die Kapazitäten überschreiten, ist dafür Sorge zu tragen, dass die jeweilige Branche repräsentativ vertreten ist.

Die Durchführung eines Marktdialoges bietet eine direkte Austauschmöglichkeit zwischen öffentlicher Beschaffung und mehreren Marktteilnehmern. Im Rahmen eines Marktdialogs können die Anforderungen der Vergabestelle mit den Möglichkeiten des Marktes verglichen werden, um auf diese Weise den Bedarf marktgerecht zu formulieren.

Durch den gleichzeitigen Austausch mit mehreren Marktteilnehmern kann ein guter Überblick über die Möglichkeiten des Marktes geschaffen werden.

Die Rechtliche Grundlage hierfür ist etwa der § 28 VgV. Hierzu heißt es in § 28 Abs. 1 VgV (und wortgleich in § 20 Abs. 1 UVgO): „Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens darf der öffentliche Auftraggeber Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchführen."

Die Vorschrift stellt klar, dass Kontakte mit Anbietern außerhalb einer konkreten Vergabe zulässig sind, einerseits um als Auftraggeber Informationen zu erlangen und andererseits, um dem Markt die Bedarfe des Auftraggebers zu kommunizieren. Da die Markterkundung von dem eigentlichen Ausschreibungs- und Vergabeverfahren zu trennen ist, muss hierbei stets erkennbar sein, dass es sich um Maßnahmen der Markterkundung handelt.

Informationen zu diesem Artikel

Datum:

13.08.2026

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

1.0

Gerne können Sie uns Feedback per E-Mail zu unserer Handreichung senden!